|

Contact
Klantportaal
Doe de AI scan ➔

Privacyverklaring

1. Inleiding

Artifation, gevestigd te Van Goghstraat 17, 7701 ZL Dedemsvaart en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99459590, hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en privacy. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen, hoe wij deze gebruiken en welke rechten u heeft.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten die Artifation levert op het gebied van kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering, waaronder advies, implementatie, ontwikkeling en onderhoud.

Artifation handelt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG en andere toepasselijke privacywetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Artifation
 Van Goghstraat 17
7701 ZL Dedemsvaart
Nederland
KvK-nummer: 99459590
E-mail: algemeen@artifation.nl
Website: artifation.nl

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Artifation kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken,afhankelijk van de diensten die wij leveren:

3.1 Contactgegevens en bedrijfsinformatie

3.2 Financiële gegevens

3.3 Communicatiegegevens

3.4 Technische en gebruiksgegevens

3.5 Bedrijfsspecifieke gegevens

Afhankelijk van de aard van het project kunnen wij ook andere gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, zoals:

3.6 Persoonsgegevens van derden

In bepaalde gevallen verwerken wij persoonsgegevens van werknemers, klanten of andere derden van onze opdrachtgevers. In die gevallen treden wij op als verwerker en is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het waarborgen van de rechten van deze betrokkenen.

4. Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Artifation verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op basis van de hieronder genoemde wettelijke grondslagen:

4.1 Uitvoering van de overeenkomst

4.2 Facturering en administratie

4.3 Klantenservice en communicatie

4.4 Verbetering van diensten

4.5 Marketing en relatiebeheer

4.6 Naleving van wettelijke verplichtingen

4.7 Geschillen en rechtsvorderingen

5. Verstrekking aan derden

Artifation verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, behalve in de volgende gevallen:

5.1 Dienstverleners (verwerkers)

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden die ons ondersteunen bij de uitvoering van onze diensten, zoals:

Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst conform de AVG.

5.2 AI-diensten en externe API’s

Bij het ontwikkelen en implementeren van AI-oplossingen maken wij gebruik van externe diensten en API’s (zoals OpenAI, Google Cloud AI, Microsoft Azure AI). Deze diensten kunnen persoonsgegevens verwerken indien:

Wij zorgen ervoor dat deze diensten voldoen aan de AVG-vereisten en sluiten waar nodig verwerkersovereenkomsten af.

5.3 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan overheidsinstanties, toezichthouders of andere partijen indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of indien dit noodzakelijk is voor de bescherming van onze rechten.

5.4 Bedrijfsoverdracht

Bij een fusie, overname, reorganisatie of verkoop van (een deel van) ons bedrijf kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de betrokken partij. Wij zullen u hiervan vooraf op de hoogte stellen.

6. Doorgifte buiten de EU

Artifation streeft ernaar om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken en op te slaan binnen de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien in uitzonderlijke gevallen persoonsgegevens buiten de EU/EER worden verwerkt (bijvoorbeeld door gebruik van externe AI-diensten), zorgen wij voor passende waarborgen zoals:

Wij zullen u vooraf informeren indien uw persoonsgegevens buiten de EU/EER worden verwerkt.

7. Bewaartermijnen

Artifation bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of op grond van de wet vereist is.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Type gegevensBewaartermijn
Contractgegevens en correspondentieDuur van de overeenkomst + 7 jaar
Financiële administratie en facturen7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Offertes (niet geaccepteerd)1 jaar
MarketingcommunicatieTot intrekking toestemming of afmelding
Technische logbestandenMaximaal 1 jaar
ProjectdocumentatieDuur van het project + 3 jaar

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Artifation neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, misbruik en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

Ondanks deze maatregelen kan volledige beveiliging niet worden gegarandeerd. Indien zich een datalek voordoet, zullen wij dit conform de AVG melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien nodig, de betrokkenen informeren.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

9.1 Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens wij van u verwerken. U kunt een kopie van uw persoonsgegevens opvragen.

9.2 Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aan te vullen.

9.3 Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG)

U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen (‘recht op vergetelheid’). Dit recht geldt niet indien wij wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren of indien zij noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

9.4 Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in bepaalde situaties, bijvoorbeeld tijdens de behandeling van een klacht over de juistheid van de gegevens.

9.5 Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze over te dragen aan een andere organisatie.

9.6 Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden.

9.7 Recht om toestemming in te trekken

Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

9.8 Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via [e-mailadres]. Wij zullen binnen één maand op uw verzoek reageren. Deze termijn kan met maximaal twee maanden worden verlengd indien het verzoek complex is.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om u te identificeren voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

10. Klachten

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen. Wij zullen ons best doen om uw klacht op te lossen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
 Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 088 – 1805 250
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

11. Cookies en tracking

11.1 Website

Indien u onze website bezoekt, kunnen wij gebruik maken van cookies en vergelijkbare technologieën. Hiervoor verwijzen wij naar ons separate cookiebeleid op [website/cookiebeleid].

11.2 Ontwikkelde applicaties en oplossingen

In de door ons ontwikkelde AI- en automatiseringsoplossingen kunnen tracking- en analytische functionaliteiten zijn ingebouwd om de prestaties te monitoren en te verbeteren. Dit wordt altijd in overleg met de opdrachtgever geïmplementeerd en gedocumenteerd.

12. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Artifation maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen anderszins significant beïnvloedt, tenzij:

Indien wij voor een opdrachtgever een AI-oplossing ontwikkelen die geautomatiseerde besluitvorming omvat, is de opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het naleven van de AVG-vereisten richting eindgebruikers.

13. Minderjarigen

Onze diensten zijn gericht op zakelijke relaties (B2B). Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

14. Links naar websites van derden

Ons privacybeleid is niet van toepassing op websites of diensten van derden waarnaar wij verwijzen. Wij raden u aan om de privacyverklaringen van deze partijen te raadplegen.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

Artifation behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het privacybeleid voor het laatst is gewijzigd.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via e-mail of via een bericht op onze website.

Wij adviseren u om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

16. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

Artifation
 Van Goghstraat 17
7701 ZL Dedemsvaart
Nederland
E-mail: algemeen@artifation.nl
Telefoon: +31 085 0041 282
Website: artifation.nl